Multi-ruolo e molteplici competenze: i tratti distintivi della nuova professione

4° Congresso Annuale
Assistenti di Direzione

Starhotels Business Palace, Milano
27 giugno 2006

Il ruolo della Assistente di Direzione è cambiato nel tempo e continua a trasformarsi per adeguarsi ai cambiamenti in atto nelle aziende.
Il ruolo è divenuto ormai strategico e di conseguenza si è arricchito di molte funzioni e responsabilità richiedendo grande qualificazione e ampio spettro di competenze per poter garantire elevate prestazioni.
Dopo il successo delle prime edizioni, Il Sole 24 ORE Formazione e Secretary.it, il portale di riferimento per il mondo delle Segretarie e delle Assistenti di Direzione ha organizzato il “4° Congresso Annuale Assistenti di Direzione”, per valorizzare e formare questa importante
e indispensabile figura professionale.

Nella mattinata un qualificato panel di esperti ha approfondito i temi della comunicazione e relazione interpersonale, la creatività e l’innovazione, dell’interculturalità, della leadership al femminile e dell’organizzazione di eventi, evidenziando i nuovi modelli e le tecniche per ricoprire con successo il ruolo e conquistare deleghe e spazi crescenti di responsabilità.

La giornata è stata arricchita da ETLINE e Associati attraverso il coinvolgente e divertente intervento di Barbara Demi su i seguenti temi:

Conquistare le deleghe dei Manager: come negoziare con se stessi e con gli altri

• Autostima e orgoglio delle proprie idee: come apprezzarne il valore e comunicarlo

• Saper chiedere e negoziare valorizzando le specifiche attitudini femminili

• Le tecniche per una efficace negoziazione grazie al controllo dell’emotività

Barbara Demi

Responsabile

ETLINE e Associati

Comunicazione penetrante di Leonardo Pupilli

Il primo assunto della Programmazione Neuro Linguistica dice che è impossibile non comunicare, non esistendo qualcosa che possa essere definito “non comunicazione”: eppure molte volte troviamo difficoltà ad essere capiti o ad entrare in sintonia con la mappa comunicativa degli altri.
Sappiamo che il nostro normale processo comunicativo viene distinto in due modalità: quella verbale -ciò che diciamo- e quella non verbale -come lo diciamo- (a sua volta divisa in paraverbale e non verbale propriamente detto). Siamo istintivamente portati a pensare che la prima possa essere di uguale importanza rispetto all’altra ma nella realtà dei fatti la comunicazione non verbale copre il 93 % dell’importanza del nostro processo comunicativo: la maniera in cui diciamo le cose, quindi, è molto più importante di ciò che diciamo.
La comunicazione verbale, infatti, è una conquista comunicativa piuttosto recente rispetto alla comparsa dell’uomo sulla terra: per migliaia di anni ci siamo infatti espressi attraverso modalità quasi esclusivamente non verbali, così come accade ancora al resto del mondo animale e tutt’oggi la posizione delle nostre mani, piuttosto che il nostro sguardo, la postura che assumiamo stando in piedi o seduti etc..comunica agli altri dei segnali (spesso involontari) recepiti, in maniera quasi sempre non consapevole, da chi ci sta di fronte.
Un ottimo esempio per iniziare, per così dire, a “perfezionarci”in questo senso può essere quello di analizzare il non-verbale di grandi comunicatori sia del passato che del presente: immagini di attrici ed attori piuttosto che di politici o personaggi del mondo dello spettacolo, quindi, che sono riusciti a dare immagini di sé particolarmente coinvolgenti attraverso un non-verbale inconsapevole od impostato, ma comunque d’effetto. Non ci interessa sapere, infatti, se gli atteggiamenti che ci comunicavano sensualità in Marilyn Monroe o timidezza in James Dean e Lady Diana Spencer fossero caratteristiche reali delle loro personalità o, per così dire, studiate a tavolino, quanto prendere in esame le modalità con le quali essi stessi sono riusciti a dare una certa immagine di sè recepita con successo e da tutti in ugual maniera.
Una maggiore presa di coscienza, quindi, delle nostre modalità non verbali (soprattutto di quelle propriamente dette così, più che delle para-verbali legate alle caratteristiche dell’emissione della voce e della respirazione) non può che aiutarci a risultare più “penetranti” nei nostri processi comunicativi, facilitandoci il cammino sulla strada per giungere ai nostri obiettivi di vita e di lavoro.

La riunione efficace di Nestore Zini

Il seminario si pone l’obiettivo di fornire le linee guida essenziali per la gestione di una riunione che risulti coerente con gli obiettivi della riunione stessa.
Spesso in azienda le riunioni risultano poco motivanti, poco ascoltate, frequentate saltuariamente o da persone che non hanno reale voce in capitolo rispetto all’argomento trattato, in pratica si traducono in una dispersione di tempo e quindi denaro.
Quindi durante l’ora e mezza del seminario verranno esplorate le quattro fasi della riunione, partendo dalla preparazione, lavorando sull’apertura, passando poi al corpo, giungendo infine alla chiusura.
Nella preparazione verranno trattate la conoscenza del pubblico, il setting, la preparazione mentale, e la fondamentale differenza tra argomento ed obiettivo.
Nella parte riguardante l’apertura si lavorerà sull’interessamento verso gli interlocutori, ossia verso i partecipanti alla riunione stessa e al motivo per cui si è deciso di riunirsi.
Il corpo ha a che fare con il nostro discorso, lo stile che vogliamo adottare e la gestione di eventuali obiezioni.
Infine la conclusione verrà trattata dal punto di vista della sua efficacia, correlata con l’obiettivo della riunione stessa e con gli argomenti in essa trattata.
Quindi se tutto quello che avete letto evoca in voi qualche ricordo di riunioni andate male, provocando qualche curiosità su come farle andare meglio… sarete i benvenuti al seminario.

Quando la comunicazione
è l’inizio della soluzione del problema

Il problem solving strategico, applicato anche in ambito aziendale ed organizzativo, si rifà a quella branca specialistica della logica matematica nota come “logica strategica”, che si differenzia dalle logiche tradizionali per la sua caratteristica di mettere a punto il modello di intervento sulla base degli obiettivi prefissati e delle specifiche caratteristiche del problema oggetto di studio, piuttosto che sulla base di una forte teoria retrostante.

In realtà alla base del modello strategico esiste una epistemologia avanzata che si rifà alla teoria della comunicazione nata in campo antropologico con G. Bateson, agli sviluppi costruttivisti della teoria cibernetica (H. von Foerster, E. von Glasersfeld), agli studi sul linguaggio di persuasione di Milton Erickson e ai principi teorico-applicativi della comunicazione approfonditi dal Mental Research Institute di Palo Alto (P. Watzlawick, Weakland, Fisch, Jackson) e successivamente sviluppati in Italia ad opera di Giorgio Nardone.

Pur partendo da queste basi teoriche, il modello strategico non utilizza alcuna teoria rigida che descriva o prescriva come condurre l’intervento in aziende ed organizzazioni, ma si fonda su quella conoscenza operativa che permette di gestire e far evolvere la realtà su cui si interviene nel modo più funzionale possibile. Il problem solver strategico dispone di un insieme di tattiche e manovre altamente flessibili ed adattabili alle differenti situazioni in cui si trova di fronte.
Grazie alla propria esperienza, è in grado di selezionare le strategie ritenute più idonee e appropriate in vista del particolare obiettivo da perseguire e del tipo di problema da risolvere. Sulla base poi degli effetti durante il processo di risoluzione del problema opererà una progressiva correzione e aggiustamento del modello di intervento.

Oltre alle strategie e tecniche di problem solving, elemento fondamentale dell’approccio strategico è l’utilizzo deliberato e consapevole della comunicazione persuasoria, veicolo principale per produrre cambiamenti ed effetti positivi (risoluzione di problemi o raggiungimento di obiettivi) nella realtà organizzativa oggetto di intervento.

La comunicazione strategica è, infatti, sempre orientata al cliente e all’obiettivo da raggiungere.

In quest’ottica l’utilizzo della comunicazione persuasoria ha lo scopo di guidare l’altro ad assumere volontariamente una particolare posizione che lo renderà in grado di modificare la propria percezione della realtà e, di conseguenza, la propria reazione.
In altri termini, il consulente strategico che fa uso della comunicazione persuasoria non è altro che un regista, in grado di condurre gli attori a recitare al meglio la loro parte, riconoscendo loro il merito dell’interpretazione.

In un intervento strategico la comunicazione utilizzata è determinante, in quanto il consulente o il formatore non si propone di descrivere la realtà organizzativa, di spiegarne le disfunzionalità e fornire soluzioni, ma mira a far emergere le risorse insite nelle persone, a suscitare in loro reazioni emotive e cognitive, che consentano di fare una concreta e reale esperienza di cambiamento, in grado di generare e mantenere nell’organizzazione un nuovo equilibrio più funzionale.


Per approfondimenti:

La terapia dell’azienda malata, Problem-solving strategico per organizzazioni
Giorgio Nardone, Roberta Mariotti, Roberta Milanese, Andrea Fiorenza
Ponte alle Grazie, Milano, 2000

Change: la formazione e la soluzione dei problemi
P. Watzlawick, J. H. Weakland, R. Fisch
Astrolabio, Roma, 1974

Esserci fino in fondo, nel lavoro e nella vita

Nella vita di tutti giorni, specialmente se svolgiamo una vita attiva e lavorativa, incontriamo momenti di mancanza di tempo, di fiato corto, di stress e qualche volta persino di ansia.

Normalmente reagiamo con fastidio a questi segnali considerandoli come inceppi nello scorrimento normale e funzionale della nostra giornata. E tendiamo spesso a svalutarli o comunque a non dare l’ascolto attento che meriterebbero.

Questo fa si che da un punto di vista psicofisiologico alcune situazioni ripetute tendano a formare delle risposte croniche di difesa o di reazione che possono spaziare dalla semplice contrattura muscolare alla manifestazione di vere e proprie patologie psicosomatiche.

Capire invece che cosa sta avvenendo a livello psicofisico, e in risposta a quale stimolo esterno, può permettere una gestione più attenta ed efficace della grande risorsa che è costituita dal nostro corpo. In questo seminario abbiamo fornito alcuni spunti di riflessione per aprire un dialogo negoziale tra la mente ed il corpo allo scopo di ricreare un maggiore benessere , e migliorare la qualità della vita nel quotidiano.

Capire quindi che cosa sia lo stress da un punto di vista fisiologico e come i fattori di stress possano profondamente variare da individuo a individuo rappresenta un primo passo verso un processo di autodiagnosi e di consapevolezza.

Distinguere tra stress “buono” (eustress) e stress “cattivo” (di stress) può, all’interno della nostra storia di vita personale, fornirci da un lato accesso a motivazione, e dall’altro farci apprendere a leggere quali siano i segnali di stop che dobbiamo rispettare quando ci vengono lanciati dal nostro corpo.

Micaela Vannucchi – Analista Transazionale

Life negotiation

Oggi facciamo tutto di corsa, viviamo così freneticamente che non mettiamo in rilievo le nostre emozioni e, con più che ascoltiamo gli altri, trascuriamo l’ascolto di noi stessi mentre il tempo scorre e noi non assaporiamo ciò che viviamo. Così, la vita e il tempo diventano come due entità estranee e, noi perdiamo la visione di noi stessi perché non sappiamo più cosa realmente vogliamo poiché incapaci di distinguere ciò che è importante da ciò che non lo è.
Questo lo si vede soprattutto nei momenti di criticità quando perdiamo la bussola e ci sentiamo sommersi da un mare in burrasca. Talvolta, corriamo anche il rischio di non vedere più l’orizzonte, di rimanere imprigionati in gabbie di problemi e di non riuscire più a vivere serenamente né con noi stessi né con chi ci sta attorno.
Da queste premesse ha preso il via il seminario Life negotiation, pensato per chi si concentra di più sui problemi che sulle soluzioni, per chi pensa che il tempo sia un treno lanciato su binari invisibili e per chi non è più capace di fermarsi ad assaporare la propria vita… per farli ricredere
Il percorso serale è iniziato con un fermo immagine su se stessi, per fermarsi ad ascoltare le proprie emozioni attraverso una successione di immagini con un sottofondo musicale.
Il passo successivo è stato la lettura del libro di Marcia Grad “La principessa che credeva nelle favole” per riflettere sulla figura del principe azzurro, l’archetipo del salvatore e per estensione tutto ciò da cui scegliamo consapevolmente o inconsapevolmente di dipendere:

Con la borsa da viaggio che diventava sempre più pesante, la principessa stava percorrendo con estrema cautela il sentiero polveroso e serpeggiante.
Nel frattempo la sua mente si sforzava di capire che cosa era andato male con il principe, quando erano iniziati i problemi, che cosa poteva averli provocati, di chi era la colpa, e che cosa avrebbe potuto dire o fare di diverso per cambiare la situazione. Passò in rassegna i suoi ricordi nei minimi dettagli, cercando risposte e spiegazioni, finché la testa si mise a martellare senza che lei fosse riuscita a capire qualcosa.

Le favole si concludono sempre con un “…e vissero felici e contenti” ma, la vita va oltre le pagine di un libro e, può succedere che quello stesso principe inizi a trasformarsi in qualcosa di cattivo e dannoso, ciò che per noi era familiare e conosciuto diventa estraneo ed oscuro.
Diverse possono essere le reazioni: per alcuni diventa automatico voltare lo sguardo da un’altra parte e decidere che è meglio non vedere, per altri è più naturale assillarsi con dubbi martellanti e interrogativi senza risposte alla ricerca dei “perché” e dei “come mai”.

La tendenza è quella di concentrarsi sulla ricerca, vana, delle cause o di un ipotetico salvatore che ci porti in salvo. Alcune volte il salvatore arriva e ci porta sulla sua scialuppa ma, spesso, sono scialuppe effimere destinate ad affondare e a trascinarci nuovamente verso il fondale.
All’improvviso affiorò una testa grigia e scintillante. “Salve” esclamò una creatura dalle lunghe ciglia, che ricordarono alla principessa quelle del suo amato consorte. “Io sono Dolly… Dolly il delfino. Mi verrebbe da chiederti come stai, ma vedo che al momento non stai affatto bene. Perlomeno hai i remi in barca, e questo non si può dire di molte altre persone che ho incontrato nei paraggi.”
“Un delfino parlante! So che questi animali comunicano tra loro, ma non immaginavo… E sei venuto a salvarmi, proprio per il rotto della cuffia! Chissà perché ho sempre pensato che sarei stata salvata da un principe!”
“Nessuno può salvarti, mia cara, né io né un principe o chiunque altro. È un fatto che spesso sfugge anche a chi è bravo a capire le cose.”
“Vorresti dire che mi lascerai annegare?» strillò principessa, sbalordita.
“No, voglio dire che tu ti lascerai annegare,adesso o la prossima volta, a meno che non impari a nuotare… tutto qui.”
“Che significa “la prossima volta”?”
“Anche se adesso ti carico sulla mia schiena e ti porto via dalla tempesta, depositandoti sana e salva sulla terraferma, sarebbe solo una questione di tempo prima che si scateni un’ altra tempesta e tu ti trovi di nuovo in pericolo. Sul sentiero si devono infatti affrontare innumerevoli tempeste.”
“Io sto ancora cercando di capire come sfuggire a questa” si lamentò Victoria.
“Come ti ho detto, l’unico modo per non annegare consiste nell’imparare a nuotare.”
“Ma Vicky si è sempre rifiutata!”
“Allora trascorrerai l’intera esistenza cercando di non annegare, così come stai facendo adesso, stando di vedetta e aspettando che la tua scialuppa di salvataggio ideale venga a salvarti una volta per tutte.”

Succede questo ogni volta che ci troviamo in difficoltà: speriamo che arrivi qualcuno a darci una mano e nel tentativo di non affondare, sprigioniamo una marea di energia che viene dispersa inutilmente perché abituati a focalizzarsi sui problemi e non sui propri obiettivi.
Eppure, focalizzarsi sugli obiettivi è il passo decisivo per rimanere in equilibrio e saldi anche nel “mare delle emozioni”.
Life negotiation significa dialogare con se stessi per individuare le proprie priorità, cioè i “sassi” necessari a rinsaldare le basi della propria vita per non crollare alla prima ventata.
Proprio su questo punto i partecipanti hanno avuto la possibilità di sperimentare l’importanza di individuare i propri obiettivi, step by step.
Alla fine della serata tutti partecipanti, negoziando con se stessi, hanno riscoperto che la vita è una scelta, si può decidere di stare meglio vivendo meglio, hanno acquisito la consapevolezza che non c’è principe azzurro che ci possa salvare dai mari tempestosi della vita: dipende da noi trovare le soluzioni, da quanto siamo motivati e da quanto chiari sono le nostre priorità.
È meglio concentrarsi su ciò che si può fare piuttosto che su ciò che non si può fare o in altri termini, per citare il libro, è meglio imparare a nuotare piuttosto che preoccuparsi di non affogare.

Premio Donna dell’anno 2005

PREMIO “DONNA DELL’ANNO 2005”

5° edizione
Milano, The Westin Palace
30 novembre 2005

Quest’anno si è svolta la 5° edizione del Premio “Donna dell’anno” 2005, evento organizzato da Secretary.it, partner di ETLINE e Associati, patrocinato dalla Regione Lombardia, dal Comune e dalla Provincia di Milano.

La serata, che si è svolta presso la prestigiosa sede del The Westin Palace, ha premiato tre donne che si sono distinte durante l’anno per speciali meriti professionali. Il premio è stato scelto da un’apposita giuria, formata da giornalisti e professionisti del mondo aziendale.

L’evento ha coinvolto i partecipanti in una serata di cultura, danza e teatro (con la presenza di un’attrice di teatro e una professionista del ballo e della danza del ventre), ed ha allietato e accompagnato le protagoniste fino al momento finale della premiazione ufficiale delle tre “fortunate”:
Anna Puccio, Direttore Generale di Sony Ericsson Italia, ha maturato una vasta esperienza nel settore del largo consumo, dei beni di lusso e della telefonia, svolta presso importanti multinazionali. Ha iniziato la sua carriera negli USA, in seguito ha ricoperto per altre aziende, sia a livello nazionale sia internazionale in Europa, incarichi sempre più importanti fino alla nomina di Amministratore Delegato di Sonera Zed Italia.
Gloria Galiena, Marketing Manager della BEL ITALIA S.p.A. e responsabile di livello nazionale e internazionale del settore alimentari formaggi. Nella sua carriera ha seguito anche altri settori merceologici e ha saputo sempre con carattere portare a termine progetti di elevato spessore.
Simonetta Pili, Executive e Personal Assistant al Vice Presidente Europeo di Verizon Communication. Una donna tenace, pronta a supportare il proprio capo con professionalità, dinamismo, grinta, grande capacità organizzativa, affidabilità e savoir-faire. La contraddistinguono una infinita dose di pazienza, a cui vanno aggiunti anni di esperienza lavorativa.
Tra i vari e fantastici premi offerti, anche il premio “formativo” di ETLINE e Associati: il libro “Le nuove tecniche del coaching”, consegnato alle vincitrici da Barbara Demi, co-autrice del libro.

Il libro nato dalla grande esperienza dei coach di ETLINE Associati nell’accompagnare la crescita del potenziale umano, individua nel coaching lo strumento più funzionale per le donne che desiderano esplorare nuove soluzioni e crescere in azienda.
L’evento è stato di grande successo e impatto, un luogo di incontro e confronto tra diversi ambiti professionali e differenti realtà, un momento speciale dedicato all’eccellenza delle donne.

L’espressione corporea
per migliorare la relazione con sé e con l’altro

Il seminario di espressione corporea ha l’obiettivo di rendere più positiva la relazione con se stessi e con gli altri.
Partendo dal concetto di EMPATIA: “la capacità di entrare in armonia ed in sintonia con un’altra persona, fino ad identificarsi con le sue espressioni corporee ed emozionali”, si svilupperà il percorso sul linguaggio del corpo.
Già dagli anni ’70 gli studi di PNL hanno dimostrato quanto il linguaggio “NON VERBALE” influisca su una normale relazione tra individui rispetto alle parole e a come vengono pronunciate.
Ma quanto riusciamo a gestire le nostre emozioni ed il nostro corpo in una discussione? Quanto siamo in contatto con noi stessi?
Questo seminario vuole focalizzare l’attenzione proprio sulla “linguaggio senza parole”, che ci permette di “dire” come stiamo, di ascoltare il nostro intimo più profondo e nello stesso tempo di entrare in relazione con gli altri in modo più funzionale.
Attraverso la gestione dello spazio, nella sua accezione personale e sociale e la musica, ora limite ora trampolino di lancio, il corpo si libera in un movimento dolce ed armonico, senza forzature, ma dove l’improvvisazione lascia emergere le emozioni più profonde.
Il corpo e la mente costituiscono un unico insieme che spesso gli stress della vita moderna mettono in difficoltà. Ritrovare se stessi in modo unitario, la propria interiorità in sintonia con le capacità corporee, permette di riallacciare con più fluidità anche il contatto con gli altri.
La semplicità del gesto, il ritmo, il gioco, la spontaneità a servizio di una comunicazione che ci appartiene da sempre ma che dobbiamo riscoprire!

Marilù Castellano – Consulente ETLINE e Associati

Le nuove tecniche del coaching

“Tutto ciò che può essere fatto con poco, invano viene fatto con molto”
Guglielmo di Occam

Per poter vivere e crescere nell’ambito lavorativo risulta determinante non solo possedere capacità tecniche o di “contenuto”, ma anche risorse relazionali, gestionali ed organizztive per poter affrontare sfide professionali a cui spesso non siamo preparati. Lavorare ad un certo livello significa anche gestire delle emozioni (proprie e dei collaboratori), creare gruppo, avere delle visioni a medio e lungo termine e gestire conflittualità e situazioni di cambiamento, crisi ed emergenza.
Come ogni giocatore trova nel suo allenatore un punto di riferimento in momenti critici della gara, così un coach può accompagnare una persona nei momenti difficili della propria vita professionale. Il coach non è un terapeuta, un confessore, un amico a pagamento o una guida spirituale, ma un esperto della relazione e dei processi: interviene chiamato da una persona che si vuole confrontare, la accompagna per un certo periodo, le trasmette un modus operandi che possa risolvere problemi immediati e prevenire disagi futuri ed alla fine esce di scena evitando l’ “alone magico del guru”.
L’obiettivo di questo seminario è presentare il nuovo libro sul Coaching (Castelnuovo Gianluca, Demi Barbara, Le nuove tecniche del coaching. Per favorire la crescita personale in azienda, De Vecchi Editore, 2005) che raccoglie i principali contributi di ETLINE e Associati nell’area del coaching: c’è spazio per le tecniche di PNL, l’approccio dell’Analisi Transazionale ed altri spunti di professionisti che da anni lavorano in questo ambito.

Barbara Demi, Gianluca Castelnuovo